Nebenkostenabrechnung - leidig aber unerlässlich

Für viele Vermieter ist die Nebenkostenabrechnung eine alljährliche, teils nervenaufreibende Pflicht. Doch sie ist nach § 556 BGB gesetzlich vorgeschrieben. Um die Erstellung möglichst zu vereinfachen, möchten wir Ihnen als Vermieter daher einige praktische Hinweise mit auf den Weg geben und auf mögliche Fallstricke und Fehler hinweisen.

Beachten Sie die Frist:

Die jährlich fällige Nebenkostenabrechnung müssen Sie Ihren Mietern zwingend innerhalb einer Frist von maximal 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zukommen lassen. Dieser ist gesetzlich ebenfalls auf 12 Monate festgelegt. Orientiert sich aber nicht am Kalenderjahr. Abrechnungszeiträume von beispielsweise 1. Juli des einen bis zum 30. Juni des anderen Jahres sind daher ebenso möglich.
Versäumen Sie diese Frist nicht, sonst verlieren Sie Ihren Mietern gegenüber den Anspruch auf  Nachforderungen.

Tipp: Zieht ein Mieter innerhalb des Abrechnungszeitraumes aus, so sind Sie nicht verpflichtet, ihm eine gesonderte Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Auch hier haben Sie bis zu maximal 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes Zeit, in welchem das Mietverhältnis geendet hat. Kündigt ein Mieter z.B. im September eines von 1.1. bis 1.12. festgelegten Abrechnungszeitraums, so haben Sie als Vermieter 15 Monate Zeit für die Nebenkostenabrechnung.

Beachten Sie die Form:

In eine Nebenkostenabrechnung gehören nach § 2 Betriebskostenverordnung die Zusammenstellung der Kosten für Grundsteuer, Wasser, Heizung- und Warmwasser, Wartung eines Aufzugs, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Entwässerung, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Gartenpflege, Sachversicherungen, Haftpflichtversicherungen, Hauswart, Gemeinschaftsantenne oder Breitbandkabelnetz, maschinelle Wascheinrichtungen, Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung, soweit dies auf Ihre Immobilie zutrifft. Ebenso muss der zugrunde gelegte Verteilerschlüssel (MEA oder qm) zur Berechnung des Mieteranteils offengelegt werden. Sie sollten den Abzug der Vorauszahlungen klar und deutlich machen, damit der Mieter die Zusammenstellung der Abrechnung nachvollziehen kann. So ersparen Sie sich so manche Nach- oder Rückfragen.

Beachten Sie vertragliche Regelungen:

Abrechnen können Sie in der Nebenkostenabrechnung nur, was im Mietvertrag festgehalten wurde. Nennen Sie daher Kosten für den Winterdienst oder ähnliches unter „sonstige Nebenkosten“ und verweisen Sie stets auf § 2 der Betriebskostenverordnung.

Tipp: Installieren Sie nach Vertragsabschluss zum Beispiel neue Sprinkleranlagen im Haus, so können diese ebenfalls über „sonstige Nebenkosten“ abgerechnet werden. Installieren Sie Geräte zur Verbrauchserfassung, z.B. neue Wasseruhren, die ein konkretes Ablesen des Wasserverbrauches ermöglichen, können Sie selbst nachträglich die Verteilerschlüssel hierfür ändern. Eine Zustimmung des Mieters ist dann nicht nötig.

Wie können Mieter auf Ihre Abrechnung reagieren?

Mieter haben eine gesetzliche Frist von 1 Jahr, um der Nebenkostenabrechnung zu widersprechen. Sie müssen aber dennoch den geforderten Betrag binnen eines Monats begleichen. Kommen sie dieser Pflicht nicht nach, können Sie als Vermieter diesen juristisch einfordern, dem Mieter aber nicht fristlos kündigen.
Achten Sie also auf oben genannte, formale Richtlinien.

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